Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan terlepas dari pengelolaan dokumen yang termenej secara teratur dan terorganisir. Namun dokumen yang berbentuk hard copy tentunya tidak efektif, selain membutuhkan ruang penyimpanan juga berisiko tinggi terhadap berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan, misalnya terjadi banjir atau kebakaran yang membuat dokumen akan hilang. Oleh karena itu untuk keselamatan perusahaan, perusahaan seharusnya melakukan document imaging.
Document imaging adalah suatu usaha untuk mengubah dokumen dalam bentuk kertas (hard copy) ke dalam bentuk file (soft copy) melalui proses scanning. Untuk pendokumentasian dokumen perusahaan ini dibutuhkan pihak ketiga untuk penyimpanan dokumen agar tertata dan tersimpan aman. Dengan demikian kinerja perusahaan dapat berjalan lancar bahkan dapat meningkatkan produktivitasnya. Dokumen perusahaan yang biasanya melibatkan pihak lain yang memberikan layanan penyimpanan kearsipan dokumen dapat berupa pembukuan keuangan, data kepegawaian, identitas perusahaan terdiri dari dokumen fisik berupa akte pendirian dan lainnya.
Untuk keamanan dokumen tersebut RDS memberikan solusi dengan layanan penyimpanan arsip yang menggunakan sistem manajemen arsip yang diberikan terintegrasi dengan barcode sistem, RFID, GPS tracker yang dapat dilihat dalam sistem yang berbasis web. Dengan system layanan ini dijamin semua dokumen perusahaan Anda aman dan mudah untuk menemukan arsip jika suatu saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Sebagai solusi untuk sistem management dokumen yang tersimpan dengan aman, RDS dapat memberikan banyak keuntungan yang sangat besar untuk kelangsungan sistem perusahaan.
Keuntungan tersebut adalah dapat mengelola penyimpanan dokumen yang lebih baik, tidak perlu secara khusus menyediakan ruangan untuk menyimpan dokumen-dokumen untuk diarsipkan, sehingga ruangan tersebut dapat dialihfungsikan untuk ruangan kantor lainnya, dapat meminimalkan kerusakan dari dokumen yang disimpan, dan Proses pengambilan dokumen secara akurat dan cepat sesuai dengan dokumen-dokumen yang telah disimpan dari awal, sehingga resiko kehilangan satu dokumen bahkan lebih tidak akan terjadi.
Dengan demikian RDS merupakan pilihan tepat sebagai document imaging karena menggunakan system layanan yang akurat. Anda tidak perlu khawatir lagi dengan dokumen-dokumen penting perusahaan Anda sehingga focus untuk memenej perusahaan secara maksimal.
Comments
Post a Comment